Als je werknemers in dienst neemt, dan ga je een hele andere band aan dan wanneer je werkt met zzp’ers of bedrijven die je tijdelijk inhuurt. Voor beide partijen komen er meer verplichtingen bij kijken en dat is enerzijds fijn, want de band is dieper. Gelijktijdig moet de salarisadministratie dan wel op orde zijn. Grote bedrijven hebben daar doorgaans weinig moeite mee, want die hebben vaak een speciale personeelsafdeling, maar dit geldt meestal niet voor kleinere bedrijven met enkele werknemers.
Als je geen personeel in dienst hebt, dan is als zzp’er het doen van de bedrijfsadministratie relatief eenvoudig, maar voor de salarisadministratie geldt dit niet. Maar wat is dan interessant om te weten over de salarisadministratie? In dit artikel bespreken we belangrijkste elementen.
Waar bestaan de verschillende werkzaamheden uit?
Er komen relatief veel zaken bij de salarisadministratie kijken en hoe meer werknemers je in dienst hebt, hoe complexer het doorgaans is. De salarisadministratie uitbesteden is in dat geval dan ook geen slecht idee. Het proces van de salarisadministratie is simpel uit te leggen: het betalen van werknemers en het inhouden van de loonheffingen die zijn bedoeld voor de Belastingdienst.
Maar in de praktijk komt daar nogal veel bij kijken. Zo moet je eerst alle werknemersgegevens vastleggen en vooral bij nieuwe werknemers is dat een heel administratief proces. Daarnaast moet je de salarissen goed bijhouden, ben je verplicht om loonstroken te versturen en moet je loonaangifte bij de Belastingdienst doen. Uiteindelijk moet je dan daadwerkelijk het netto bedrag overmaken aan de werknemers, jaaropgaven maken en dit allemaal in de boekhouding verwerken. Nog een flinke klus als je het zo leest, nietwaar? Gelukkig valt het allemaal mee als het eenmaal loopt en je iemand inhuurt met de nodige ervaring.
Veelgemaakte fouten
Toch zijn er ook nog veel ondernemers die zelf de salarisadministratie doen met relatief weinig kennis en dan bestaat er een kans dat je fouten maakt. Maar wat zijn dan fouten die nog relatief vaak worden gemaakt binnen de salarisadministratie? Welnu, allereerst zijn er vaak fouten met de zogenoemde identificatieplicht. Als werkgever kun je grote problemen krijgen als je iemand zonder werkvergunning in dienst neemt, en daarom is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Het helemaal vergeten, of een rijbewijs als geldig identiteitsbewijs accepteren, is een veelgemaakte fout. Alleen een identiteitskaart, paspoort of vreemdelingendocument is rechtsgeldig. Een ander probleem wat je vaak ziet is dat zaken, zonder dat het mag, belastingvrij worden verstrekt.
Als je meer wilt lezen over de salarisadministratie, doe je er goed aan om de website van Belastingdienst te bekijken. Daar vind je louter betrouwbare informatie. En besef goed dat het maken van een klein foutje, zoals een verkeerd bedrag overmaken, op de lange termijn grote gevolgen kan hebben.